V današnjem hitro spreminjajočem se poslovnem okolju digitalna transformacija ni več opcija, temveč nuja za mala in srednja podjetja (MSP), ki želijo ohraniti konkurenčnost. MSP predstavljajo približno 99 % vseh podjetij v EU in ustvarjajo približno dve tretjini vseh delovnih mest, zato je njihova digitalna zrelost ključna za celotno gospodarstvo.

Digitalizacija podjetjem omogoča, da postanejo bolj prilagodljiva, povečajo produktivnost ter okrepijo sposobnost za inovacije in vstop na nove trge. Hkrati pa prinaša tudi nova tveganja: več digitalnih sistemov in podatkov pomeni več možnih vstopnih točk za kibernetske napade. Zato digitalna preobrazba brez kibernetske varnosti ni celovita.

V Sloveniji je leta 2024 68 % MSP doseglo vsaj osnovno stopnjo digitalne intenzivnosti (v 2022 je bilo 67 %), pri čemer je cilj 90 %. Slovenija je na področju digitalizacije gospodarstva v zadnjih letih padla z nadpovprečnih mest med državami EU pod povprečje, kar strokovnjaki ocenjujejo kot zaskrbljujoče stanje.

MSP se z uporabo digitalnih tehnologij lažje spopadajo z omejitvami, kot so omejeni viri in majhnost trga, hkrati pa lahko izboljšajo povezovanje z dobavitelji, partnerji in strankami. Ključno je, da digitalizacijo gradijo na varni in premišljeni osnovi.

Razlogi za digitalizacijo poslovanja:

1. Povečanje konkurenčnosti
Digitalna orodja omogočajo podjetjem, da hitreje reagirajo na tržne spremembe, izboljšajo izdelke ali storitve in optimizirajo cene. Podjetja, ki digitalna orodja uporabljajo sistematično, lahko hitreje uvajajo novosti, testirajo nove poslovne modele in se bolj učinkovito diferencirajo od konkurence.

2. Boljši in bolj povezani procesi
Uporaba digitalnih tehnologij olajša komunikacijo med oddelki, avtomatizira rutinske naloge ter izboljša pretok informacij. Posledica so manj napak, večja transparentnost in boljše upravljanje časa.

3. Dostop do novih trgov
Digitalizacija omogoča podjetjem prodor na globalne trge prek spletne prodaje, digitalnega marketinga in virtualnih sejmov. Tudi najmanjše podjetje lahko s pravilno zasnovo spletne prisotnosti doseže kupce zunaj lokalnega okolja.

4. Odločanje na podlagi podatkov
Analitična orodja omogočajo boljše razumevanje trga, vedenja strank in lastnih poslovnih procesov. Podjetje lahko na podlagi podatkov hitreje zazna spremembe, opazi neučinkovitosti in sprejema bolje informirane odločitve.

5. Večja odpornost – tudi z vidika varnosti
Digitalno zrela podjetja lažje gradijo odpornost: od varnostnega kopiranja podatkov in načrtov neprekinjenega poslovanja do hitrejšega odziva na motnje v dobavnih verigah ali kibernetske incidente.

 

Koraki k uspešni (in varni) digitalizaciji podjetij:

1. Ocena trenutnega stanja
Preden podjetje začne z digitalizacijo, je smiselno opraviti temeljito analizo:

• obstoječih poslovnih procesov,
• uporabljenih tehnologij,
• digitalnih kompetenc zaposlenih
• ter trenutne stopnje kibernetske varnosti (npr. kako se upravljajo gesla, ali se podatki varnostno kopirajo, ali so sistemi redno posodobljeni).

2. Določitev ciljev
Jasno definirani cilji (npr. izboljšanje produktivnosti, povečanje prodaje, zmanjšanje stroškov, skrajšanje dobavnih rokov) so ključni za uspešno izvedbo digitalizacije. V cilje je smiselno vključiti tudi varnostne cilje, npr.:

• znižanje števila incidentov,
• uvedba večfaktorske avtentikacije,
• izboljšanje upravljanja dostopov do podatkov.

3. Izbira ustreznih tehnologij
Na podlagi potreb podjetja je treba izbrati primerna digitalna orodja in tehnologije. Pri tem naj podjetje ne gleda le na funkcionalnosti in ceno, temveč tudi na:

• varnostne certifikate in standarde (npr. ISO 27001),
• način obdelave in shranjevanja podatkov,
• kje se podatki fizično nahajajo,
• ali rešitev omogoča sledljivost dostopov in pravic.

4. Izobraževanje zaposlenih
Zaposleni morajo pridobiti znanja za uporabo novih orodij in razumevanje novih procesov. Hkrati je ključna osnovna kibernetska pismenost: prepoznavanje lažnih e-poštnih sporočil (phishing), varna gesla, odgovorna raba naprav in skrbno ravnanje z občutljivimi podatki.

5. Implementacija
Postopek vpeljave tehnologij naj bo načrtovan in izveden postopoma, da ne pride do motenj v poslovanju. Pri tem je pomembno, da:

• se testira delovanje novih rešitev na manjšem obsegu,
• se preveri skladnost z zakonodajo (npr. varstvo osebnih podatkov),
• se vzpostavijo osnovne varnostne politike (kdo do česa dostopa, kako se ravna z varnostnimi kopijami, itd.).

6. Nadzor in prilagoditve
Po implementaciji je treba spremljati rezultate, uporabniško izkušnjo in vpliv na poslovanje. Enako velja za varnost: spremljanje incidentov, posodobitev politik in redni pregledi nastavitev so ključni, da digitalna rešitev ostane varna tudi čez čas.

 

Kaj pomeni digitalizacija v praksi?

Digitalizacija je proces uvajanja digitalnih tehnologij v poslovne procese z namenom izboljšanja učinkovitosti, znižanja stroškov ter povečanja fleksibilnosti in inovativnosti. Ne gre zgolj za uporabo posameznih orodij, temveč za celovito spremembo načina delovanja podjetja, od kulture do organizacije dela.

 

Osnovne digitalne tehnologije in orodja

ERP sistemi (npr. SAP, Microsoft Dynamics, Saop iCenter)
Povezujejo finančno, kadrovsko, nabavno, prodajno in proizvodno funkcijo podjetja v enoten sistem. Podjetjem pomagajo pri:

• boljšem planiranju,
• nadzoru nad stroški,
• sledljivosti zalog, naročil in projektov.

CRM sistemi (npr. Salesforce, HubSpot)
Pomagajo pri upravljanju odnosov s strankami, vodenju prodajnih priložnosti in poprodajni podpori. Podjetju omogočajo, da ima celovit pregled nad stranko, njenimi povpraševanji, komunikacijo in nakupno zgodovino.

Orodja za sodelovanje (npr. Microsoft Teams, Slack)
Omogočajo učinkovitejšo komunikacijo, skupno delo na dokumentih, organizacijo sestankov in bolj pregledno razpravo po projektih in temah.

Analitična orodja (npr. Google Analytics, Power BI, Databox)
Podjetjem pomagajo analizirati podatke, spremljati ključne kazalnike uspešnosti (KPI) in pripraviti vizualne prikaze, ki olajšajo razumevanje rezultatov.

Orodja za avtomatizacijo (npr. Zapier, UiPath)
Avtomatizirajo rutinske naloge: prenos podatkov med sistemi, pošiljanje obvestil, generiranje poročil, osnovno obdelavo podatkov in podobno. To razbremeni zaposlene in zmanjša možnost človeških napak.

Spletne platforme za prodajo (npr. Shopify, WooCommerce)
Omogočajo vzpostavitev spletne trgovine, povezavo s plačilnimi sistemi ter upravljanje naročil, zalog in dostave.

Slovenska orodja in rešitve

• Saop iCenter: ERP sistem, prilagojen za slovenska podjetja, ki podpira celovito upravljanje poslovanja.
• Minimax: spletna računovodska rešitev za mala podjetja in samostojne podjetnike.
• Databox: analitično orodje za vizualizacijo in spremljanje KPI.
• Intrix: slovenski spletni sistem za CRM, HRM in projektno vodenje. Namenjen je digitalizaciji prodaje, odnosov s strankami, projektov in kadrov.
• Druga specializirana orodja za upravljanje projektov, financ in podpore strankam, namenjena slovenskemu trgu.

 

Kibernetska varnost kot temelj digitalne preobrazbe

Vsaka nova digitalna rešitev pomeni nov potencialen vstopni kanal za napadalce. MSP-ji so posebej ranljiva kategorija, saj pogosto nimajo svojih IT-oddelkov in varnostnih ekip. Raziskave kažejo, da približno 40–45 % vseh kibernetskih napadov cilja na mala podjetja, saj jih napadalci dojemajo kot lažjo tarčo in tudi dejansko so saj ne vlagajo v sistematično zaščito.

Za MSP so zato ključne naslednje prakse:

• Močna gesla in večfaktorska avtentikacija (MFA) za e-pošto, poslovne aplikacije in skrbniške račune.
• Redno posodabljanje sistemov in programov, vključno z ERP/CRM sistemi, spletnimi trgovinami in vtičniki.
• Varnostne kopije (backup): redno, avtomatizirano in po možnosti z ločeno lokacijo (npr. 3–2–1 pravilo: 3 kopije, 2 različni medija, 1 kopija izven lokacije).
• Omejevanje dostopov: zaposleni naj imajo dostop samo do tistega, kar nujno potrebujejo za svoje delo.
• Usposabljanje zaposlenih: prepoznavanje phishinga, varna raba e-pošte in družbenih omrežij, ravnanje z občutljivimi podatki.
• Sodelovanje s strokovnjaki: vsaj občasno varnostno preverjanje sistemov, svetovanje pri vzpostavitvi ustreznih nastavitev in politik.

V Sloveniji MSP-ji lahko pri tem črpajo informacije in podporo tudi pri SI-CERT, nacionalnem odzivnem centru za kibernetsko varnost, ki redno opozarja na aktualne grožnje in pripravlja izobraževalne vsebine za podjetja in širšo javnost, ter tudi drugih specializiranih ponudnikih.

 

Učinkovita vpeljava digitalnih orodij v praksi

Za učinkovito implementacijo digitalnih tehnologij je ključno, da podjetja:

• Izberejo pravega partnerja: strokovnjaki lahko pomagajo pri analizi potreb, izbiri in implementaciji tehnologij ter pri varnostnih vidikih (informacijska varnost, skladnost z zakonodajo).
• Vključijo zaposlene: digitalizacija ne uspe, če ostane samo projekt vodstva ali zunanjih svetovalcev. Potrebna je podpora in razumevanje vseh zaposlenih.
• Postopoma uvajajo spremembe: prehitre in slabo razložene spremembe lahko vodijo v odpor, zmedo in napake.
• Redno spremljajo rezultate: digitalna orodja je treba prilagajati glede na rezultate, povratne informacije uporabnikov in spremembe v okolju. Enako velja za varnostne nastavitve, ki niso “enkratna naloga”, ampak stalni proces.

 

Zaključek

Digitalizacija je dolgoročna naložba, ki lahko MSP prinese pomembne koristi: večjo konkurenčnost, učinkovitost, možnost vstopa na nove trge in boljšo podporo strankam. V Sloveniji imajo MSP dobre pogoje, da z uporabo digitalnih tehnologij okrepijo svoj položaj, če digitalno preobrazbo razumejo kot strateški projekt, ne kot enkraten nakup programske opreme.

Ključno pa je, da digitalni razvoj poteka vzporedno s krepitvijo kibernetske varnosti, saj le tako podjetje ne gradi svoje prihodnosti na tehnološko naprednih, a varnostno šibkih temeljih. Poskrbite za svojo varnost in prihodnost.

 

Znanstveno-raziskovalno središče Bistra Ptuj

SPOT Svetovanje Podravje